Handelsbetingelser

Find alle informationer vedr. vores lejebetingelser, kundeaftaler og coronaforhold her.

Corona

I tilfælde af at corona medfører nationale eller lokale myndighedspåbud, der gør dit eller DOK5000’s arrangement ulovligt at afholde uden for rimelige tilpasninger, kan arrangementet flyttes uden beregning og prisstigning. DOK5000 tilbyder ikke refusion af udfakturerede og betalte beløb.

DOK5000 tilbyder max 20% difference på billetter ved forhåndsbooking.

Et udskudt arrangement skal afholdes inden for 12 måneder efter oprindelig afholdelsesdato. Såfremt arrangementet ikke afholdes, annulleres arrangement.

Ønsker du ikke at deltage i DOK5000’s arrangement på grund af øvrige corona-relaterede årsager, efter du og DOK5000 allerede har indgået aftale om din deltagelse, refunderes disse ikke.

DOK5000 anbefaler derudover, at alle, der ikke er vaccineret mod corona, bliver testet inden arrangementets afholdelse.

 

Lejebetingelser
Erstatning, udstyr og affald

Lejer hæfter altid for skader og hærværk, i og omkring DOK5000 i hele lejeperioden, samt indleje udstyr der påvilder udlejers.

  • Affald, pap, flasker, dåser m.m. fra arrangementet bortskaffes af lejer inden lejens ophør.
    • Lejen skal aflevere lokalet tomt som overtaget og have samlet affald op fra gulvet.
  • Det påhviler lejer at udføre diverse tjek ifølge udleverede materiale modtaget af udlejer ved lejens påbegyndelse samt at afleverede materialet tilbage i underskrevet stand ved lejens ophør.
  • Søm, skruer, kroge, stifter og lign. må ikke sættes i gulv, vægge, trapper etc. uden tilladelse fra udlejer.
  • Det er muligt at leje containere til affald, pap, flasker og dåser. (Se priser i appendiks.)

Er ovenstående j.f punkt 1 ikke overholdt, faktureres lejer tilvejebringelse eller erstatning for dette.

Såfremt lejerens benyttelse af bygningen med tilbehør medfører sådanne skader, at istandsættelse ikke kan foretages inden næste lejemål af bygning, inventar og udstyr, og udlejeren derfor i forhold til næste lejer mister lejeindtægt eller pådrages erstatningsansvar for ikke at kunne stille det lejede til rettidig disposition for denne, er lejeren ligeledes ansvarlig for ethvert tab m.v., udlejeren måtte få i denne anledning.

Det påhviler lejer at udføre diverse tjek ifølge udleverede materiale modtaget af udlejer ved lejens påbegyndelse samt at afleverede materialet tilbage i underskrevet stand ved lejens ophør.

Tilladelser og Erstatning
  • Lejeren har selv ansvaret for at indhente alle fornødne myndighedstilladelser.
  • Krav fra KODA og lign. er udlejeren uvedkommende.
    • Radio- og fjernsynstransmission må kun finde sted efter skriftlig forudgående aftale med DOK5000.
      • Der fremsendes en mail til Info@dok5000.dk med tid & kanal/station.
  • Lejeren sørger selv for ansøgning om spiritusbevilling ved offentlige arrangementer.
  • Lejer er selv ansvarlig for indhentning og bearbejdning brantegning og godkendelse af disse.
  • Brantegning sende til brandmyndighederne XXX@brand.dk samt til Info@dok5000.dk
  • Lejer er ansvarlig for evt lejligheds godkendelse efter gældende lovgivning
  • Foreligger der et ønske om at afspærre ved hovedindgangen til DOK5000 skal der sendes en mail til Info@dok5000.dk, der vil forespørge på tilladelse hertil.

 

Udlevering af nøgle samt diverse koder 
  • Ved udlevering af nøgler til DOK5000, vil lejer modtage en alarmkode med instruktioner, som skal benyttes i den lejede periode.
    • Koden er personlig og ikke brugbar efter aftalens ophør. Skulle lejer igangsætte alarmen faktureres lejer for kørsel/udrykning jf. appendiks.
  • Udlejer stiller 1000/1000 mbit internetforbindelse til rådighed i lejeperioden.
  • Kode hertil vil blive udleveret ved ankomst samt “Velkommen til DOK5000” hæfte som fremsendes efter underskrevet lejekontrakt.

 

Parkering
  • Vedrørende parkering er der gratis parkering langs Havnegade.
    • Der må ikke parkeres foran brandveje foran DOK5000
  • Afmærkede parkeringsbåse med navn, er private og kan medføre afgift ved brug af disse.
  • Udlejer kan ikke stilles til ansvar for parkeringsafgifter ved lejer eller øvrige gæster/deltager.   

 

Indretning
  • Strømkapacitet og flyvepunkter: Se tegning over lokaler.
  • Lille salen anført på plantegning, kan benyttes efter aftale.
  • Udstyr og andet i Lillesalen må ikke bruges uden aftale med DOK5000
  • DOK5000 skal alt inventar enten medbringes selv eller lejes ind fra eksterne leverandører.
    • DOK5000 booker gerne ønsket inventar fra leverandører

 

Annoncering af arrangementer 
  • Ønsker arrangører at lave annoncering af arrangement med i DOK5000 navn skal DOK5000 kontakts skriftlige med efterfølgende godkendelse af dette.
    • DOK5000 kan kræve at godkende alt aktivitet som nævnes med DOK5000
  • Logo og grafik pakke udleveres af DOK5000
    •  

  

Leverandører
  • Det står lejer frit for at bruge egne ønskede leverandører, end DOK5000 anbefalinger samt huslevenrdøre. 
  • Ved valg af anden leverandører af nedenstående pålægges der en mindre fri købsgebyr
    • Ved brug af anden leverandører af AV, scene, lyd mv. end DOK5000. hus leverandører pålægges der 5000 kr eks moms i frit købes gebyr.
    • Hus Leverandører af AV, lys, lyd og scene

Profox- Odense Aps
Havnegade 20 – 5000 Odense
CVR 30817346

BEMÆRKNING: Der er afvigelse fra punkt 7.2.1. lejer kan frit vælge AV levenrandør

Betaling
  • Ved underskrift af lejekontrakt faktureres Lejeren 50% af aftalt pris for service/leje
  • Slut faktura sendes umiddelbart efter endt lejeperiode, på slut faktura fremgår følgende
    • Restbeløb af aftalte service/leje
    • Forbrug af varme
    • Forbrug af strøm
    • Rengøring
    • Evt. erstatning med vedhæftet erstatning dokumentation.

 

  •  
Annullering af lejemål
  • Annullering af lejemålet uden beregning kan ske skriftligt senest 150 dage før arrangementets afholdelse – det indbetallet beløb tilbagesføres senest 14 dag efter modtagelse af skriflig annullering.
  • Sker annullering af lejemålet senere end dette tidspunkt, er udlejeren berettiget til at opkræve en del af den aftalte leje efter nedennævnte skala:
    • Ved annullering 150 – 90 dage før arrangementets afholdelse betales 50% af lejen.
    • Ved annullering 90 – 60 dage før arrangementets afholdelse betales 75% af lejen.
    • Ved annullering 60 – 30 dage før arrangementets afholdelse betales 90% af lejen.
    • Ved annullering 30 – 0 dage før arrangementets afholdelse betales 100% af lejen.
    • At lejeren ikke udnytter det lejede, fritager ikke lejeren for at betale den aftalte leje.
Force majeure
  • Udlejeren er – i tilfælde af ekstraordinære situationer, som ligger uden for udlejerens indflydelse, såsom politiforbud, optøjer, krig, landesorg, force majeure eller i øvrigt i tilfælde af situationer, der efter udlejers skøn giver rimelig anledning til at frygte, at der opstår risiko for overlast på publikum eller skade på bygningen eller dens tilbehør og inventar – berettiget til uden varsel at annullere nærværende kontrakt, uden at dette medfører noget som helst ansvar over for lejeren.
  • Epidemi og pandemier
    • Ved landsdækkende epidemier eller globale pandemier der medføre myndihedspåbud der gøre arrangementet ulovlig at afholde uden for rimelige tilpasninger kan lejeperioden flyttes uden beregning og prisstigning. ‘
    • Ved annullering af lejeperioden p.g.a. landsdækkende epidemier eller globale pandemier glæder alm. annullering vilkår jf. punkt 9.
    • Særlige aftaler kan af lejeren kun påberåbes over for udlejeren, såfremt de er påført nærværende kontrakt eller skriftlige tillæg hertil.
DOK5000 forpligter
  • Lokaler er rengjort ved overtagelse.
    • Det påhviler lejeren at påtale fejl og mangler i rengøring
    • Forbrugsvarer såsom Sæbe, toiletpapir, papir i diverse dispenser
      • Dispenser er opfyldt ved overtagelse
      • At der bliver udleveret forbrugsvare ved overtagelse
      • Ved længere udlejninger påhviler lejer at give udlejer besked ved mangle på forbrugsvare, Mindst  12 timer inden ophøret af forbrugsvare.
  • Internet og strøm
    • Det påhviler udlejer at sørge for
      • Stabil internetforbindelse i lokalerne
      • Varmen forbindelse i lokaler
      • Strømforbindelse i lokalerne    
    • Udlejer kan ikke stilles til ansvar ved lokale eller nationale nedbrud på varme-, strøm- eller internet- netværket
    • Ved nedbrud i lokaler findes aktuelle vagt nummer til “Velkomst til DOK5000” hæftet udleveret ved underskriften af lejekontrakten.
  • DOK5000 forpligter sig til at sørge for at have alkoholbevilling og lejer ikke behøver søge lejlighedsbevilling.
Særlige aftaler
  • Ved offentlige arrangementer yder lejer 6 stk. billetter til DOK5000. Disse billetter fremsendes til DOK5000 senest 14 dage før afvikling af arrangement.
Kundeaftale

1.0 BAGGRUND OG FORMÅL

1.1. DOK5000-Odense Aps besidder et betydeligt branchekendskab inden for planlægning og gennemførelse af arrangementer af hvad art nævnes kan, herunder kendskab til de mest velegnede leverandører og kan derved opnå de bedste priser til arrangementet.

1.2. Endvidere råder DOK5000-Odense Aps over et bredt sammensat og specialiseret personale, der erfaringsvis sørger for problemløs og smidig gennemførelse af de arrangementer, som DOK5000-Odense Aps gennemfører.

1.3. Kunden indgår med denne kundeaftale kontrakt om arrangementets professionelle gennemførelse, herunder koordination af selve afviklingen af arrangementet på stedet under dettes afvikling, mod betaling af det i § 4 aftalte vederlag herfor.

1.4. Kunden slipper dermed for at skulle afsætte interne ressourcer på planlægning, bookning og indgåelse af aftaler – oftest til for høj pris, grundet manglende branchekendskab – og kan i stedet slappe af og nyde den professionelle afvikling.

2.0. DOK5000-Odense Aps’ YDELSER

2.1. Den samlede ydelse, som parterne aftaler, at DOK5000-Odense Aps skal levere, beskrives omhyggeligt i et tilbud (bilag 1). Således er denne kundeaftale en integreret del af bilag 1 som indeholder den konkrete beløbsramme. Bilag 1 samt kundeaftale accepteres ved underskrift af begge dokumenter.

2.2. Herudover ansætter/rekvirerer/leverer DOK5000-Odense Aps personale til arrangementets afvikling, såsom kokke, tjenere, dørmænd, diskjockeys og så videre.

2.3. Endelig bistår DOK5000-Odense Aps kunden med eventuelle tvivlsspørgsmål efter arrangementets afvikling.

2.4. DOK5000-Odense Aps bærer alle sociale forpligtelser i forhold til arrangementets nødvendige antagne personale, der er ansat af DOK5000-Odense Aps og har tegnet lovpligtige arbejdsgiverforsikringer.

3.0 FORCE MAJEURE

3.1. DOK5000-Odense Aps’ erstatningsansvar er begrænset til direkte tab, og DOK5000-Odense Aps hæfter ikke for driftstab, avancetab eller andre indirekte tab. DOK5000-Odense Aps er uden ansvar for forsinkelse eller mangler, der skyldes afhjælpning eller ombytning eller andre forsøg på at ændre arrangementet fra kundens side.

3.2. DOK5000-Odense Aps er ansvarsfri, såfremt følgende forhold forhindrer opfyldelse af købet eller gør opfyldelse urimelig byrdefuld (force majeure).

3.3. Arbejdskonflikt eller anden omstændighed som parterne ikke er herrer over, såsom brand, krig, mobilisering eller lignende, rekvirering, beslaglæggelse, valutarestriktioner, oprør og uroligheder, mangel på transportmidler, almindelig vareknaphed, restriktioner af drivkraft samt mangler eller forsinkelse af leverancer fra underleverandør, som skyldes nogen af de i dette punkt nævnte omstændigheder eller omstændigheder i øvrigt, der væsentligt har vanskeliggjort DOK5000-Odense Aps’ opfyldelse af aftalen. Omstændigheder som nævnt, der var indtruffet inden tilbuddets afgivelse/aftalens indgåelse medfører kun ansvarsfrihed såfremt deres indflydelse på aftalens opfyldelse ikke kunne forudses på dette tidspunkt.

3.4. Et erstatningskrav over for DOK5000-Odense Aps kan ikke overstige faktura-beløbet for leverancen.

4.0. BETALING

4.1. Som honorar for ydelserne i henhold til tilbud (bilag 1) faktureres kunden straks ved aftales indgåelse ved accept af tilbud.

4.2. Ved underskrivelse af kundekontrakten er det aftalt at 50 % af fakturabeløbet inkl. moms forfalder 8 dage efter accept af tilbud (bilag 1).
De resterende 50% af fakturabeløbet inkl. moms faktureres ud fra endelig leverance og forfalder senest 8 dage før eventen.
Slut-faktura sendes umiddelbart efter event og sendes til betaling

4.3. Betales beløbet på jf. 4.2 ikke rettidigt er DOK5000-Odense Aps forpligtet til at afgive et (1) skriftligt påkrav overfor kunden til den i bilag 1 nævnte e-mail-adresse og kræve betaling øjeblikkeligt og senest 14 dage fra afsendelse af mailen med påkravet om betaling af det udestående beløb inklusiv moms.
Betaler kunden senere end aftalt, er DOK5000-Odense Aps berettiget til at opkræve morarente fra forfaldsdagen. Morarenten er aftalt til 2 % pr. påbegyndt måned af den til enhver tid forfaldne saldo. Der vil ved udsendelse af rykkere blive til skrevet et rykkergebyr på kr.100,- med tillæg af moms pr. rykker. Kundens indbetalinger afskrives først på tilskrevne renter, gebyrer og omkostninger, derefter på hovedstolen.

5.0. AFBESTILLINGSBETINGELSER

5.1. Såfremt kunden ønsker at lave ændringer eller afbestillinger i arrangementet gælder følgende:
Afbestilling/ændring foretages
Fra dato hvor tilbuddet accepteres – 31 dage før dato for arrangement – DOK5000-Odense Aps forbeholder sig retten til at kræve 50% af fakturabeløbet til dækning af f.eks. avancetab.
30 dage – 15 dage før dato for arrangement – DOK5000-Odense Aps forbeholder sig retten til at opkræve 75 % af fakturabeløbet til dækning af fx avancetab.
14 dage – dato for afholdelse af arrangementet – DOK5000-Odense Aps forbeholder sig retten til at opkræve 90 % af fakturabeløbet til dækning af f.eks. avancetab.

5.2. Det er muligt for kunden at tilpasse endeligt deltagerantal (op til 40 %) omkostningsfrit senest 30 dage før arrangementets afholdelse.
Endvidere kan kunden senest 5 dage før arrangementets dato reducere endeligt deltagerantal (op til 10 %) omkostningsfrit.
Såfremt der reduceres deltagerantal med mere end 10% vil kunden blive faktureret for de afmeldte eller udeblevne deltager, jf. aftalen i øvrigt til den fulde deltagerpris.

5.3. Ved afbestilling, som altid skal ske skriftlig, forstås enhver annullering, enhver reduktion, enhver afkortning, enhver omplacering og lign. Det vil sige alle væsentlige ændringer i henhold til det accepterede event-oplæg, tilknyttet kundeaftalen som bilag 1.

5.4. Epidemi og pandemi
Ved landsdækkende epidemier eller globale pandemier, der medfører nationale eller lokale myndihedspåbud, der gør arrangementet ulovligt at afholde uden for rimelige tilpasninger, kan arrangementet flyttes uden beregning og prisstigning.
Ved annullering af lejeperioden pga. landsdækkende epidemier eller globale pandemier gælder alm. annullering vilkår jf. punkt 5.1.
Et udskudt arrangement skal afholdes inden for 12 måneder efter oprindelig afholdelsesdato. Såfremt arrangementet ikke afholdes, annulleres arrangement.

Særlige aftaler kan af lejeren kun påberåbes over for udlejeren, såfremt de er påført nærværende kontrakt eller skriftlige tillæg hertil.

6.0. VÆRNETING OG LOVVALG

6.1. Enhver tvist mellem DOK5000-Odense Aps og kunden skal afgøres efter dansk ret med Odense Byret/ Landsret som aftalt værneting, jf. retsplejelovens § 245, hvad enten sagen anlægges af DOK5000-Odense Aps mod kunden eller af kunden mod DOK5000-Odense Aps.

6.2. Dansk ret og lovgivning skal finde anvendelse under sagen.

7.0. VÆRNETING OG LOVVALG

7.1. Enhver tvist mellem DOK5000-Odense Aps og kunden skal afgøres efter dansk ret med Odense Byret/ Landsret som aftalt værneting, jf. retsplejelovens § 245, hvad enten sagen anlægges af DOK5000 mod kunden eller af kunden mod DOK5000.

7.2. Dansk ret og lovgivning skal finde anvendelse under sagen.