PRIVATLIVSPOLITIK 

Senest opdateret den 3. juli 2024 

INDLEDNING 

DOK5000 by Evenues ApS (“DOK5000” “vi”, ”vores”, “os”) er en virksomhed, der er venueudbyder, herunder restaurationsdrift, udlejning af lokaler samt anden i forbindelse hermed stående virksomhed. Vi er registreret som anpartsselskab i Danmark med CVR-nummer: 43436708.  

DOK5000 er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger på de vilkår, der er angivet i denne politik (”Privatlivspolitikken”).  

Du bedes venligst læse Privatlivspolitikken grundigt igennem for at forstå, hvordan vi behandler dine personoplysninger.  

Privatlivspolitikken er opdelt i to dele. I den første del kan du læse om vores specifikke behandlingsaktiviteter. I den anden del kan du læse om generelle bestemmelser, der gælder for alle specifikke behandlingsaktiviteter. 

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre dine rettigheder gældende, er du velkommen til at kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger:  

Mail: info@evenues.dk. 
Telefon: +45 72227075 
Adresse: Dronningens Tværgade 2, 1302 København K 

SPECIFIKKE BEHANDLINGSAKTIVITETER 

Venues og catering 

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Når du booker lokaler, arrangerer events eller bestiller catering hos os, behandler vi dine personoplysninger. Formålet er at arrangere og tilpasse dit event til dine ønsker, således at du og de andre gæster får en mindeværdig oplevelse. 

Vi behandler følgende kategorier af almindelige personoplysninger:  

• Navn  

• Adresse  

• E-mailadresse 

• Telefonnummer  

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt, som finder sted på din anmodning. 

I erhvervsforhold kan det forekomme, at det er os, som indleder dialogen for at høre om jeres virksomhed kunne være interesseret i at afholde jeres erhvervsarrangementer hos os eller lignende. I sådanne tilfælde indsamler vi dine personoplysninger via offentligt tilgængelige kilder.  

Vores juridiske grundlag for at behandle dit navn, telefonnummer og mail følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f, om behandling på baggrund af en legitim interesse. Der er tale om en interesseafvejning af på den ene DOK5000 interesse i at føre en relevant liste over ”leads” med brug af almindelige kontaktoplysninger og erhvervsmæssig korrespondance, og på den anden side de registreredes interesse i eventuelt ikke at få behandlet kontaktoplysninger. Der vurderes som udgangspunkt ikke at foreligge væsentlige modstridende interesser, så længe der er tale om kontaktoplysninger med henblik på mulig aftaleindgåelse mellem erhvervsdrivende. 

Opbevaring 

Dine personoplysninger opbevares i indtil 3 år efter kontraktens ophør jf. forældelseslovens § 3, stk. 1.  

Når der er tale om situationer i erhvervsforhold, hvor der ikke er etableret et aftaleforhold eller hvor 3-årsfristen ovenfor er udløbet, behandles kontaktoplysningerne på ubestemt tid i det omfang der er en legitim interesse i at have kontaktoplysninger på personer og virksomheder, som kan indgå i mulige fremtidige aftaler. 

Såfremt der ikke har været kontakt mellem dig og DOK5000, slettes dine personoplysninger dog efter 30 dage.  

 Kilder 

• Dig som arrangør. 

• Kontaktoplysninger på hjemmesider.  

Nyhedsbreve og anden markedsføring 

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Vi anvender dine kontaktoplysninger til at sende dig markedsføringsmateriale på baggrund af det samtykke til at modtage markedsføringsmateriale.  

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger er GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a, som omhandler behandlinger på baggrund af et samtykke, jf. markedsføringslovens § 10. 

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at benytte frameldingsfunktionen via dine kontoindstillinger på kundeplatformen, eller direkte i markedsføringsmaterialet som du modtager.  

Opbevaring 

Din e-mail slettes hurtigst muligt efter din afmelding af nyhedsbrevet. Samtykket skal fornys hvert andet år, idet vi efter 1-2 påmindelser herom, sletter din e-mail. 

Kilder 

• Dig som modtager.  

Øvrig kontakt 

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Du kan kontakte os på telefon eller rette henvendelse til os på en af de e-mailadresser, som er angivet på vores hjemmeside.  

Når du sender os en e-mail eller kontakter os på telefon, behandler vi dine kontaktoplysninger og indholdet af din meddelelse. 

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger, er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f om behandling på baggrund af en legitim interesse, hvor dine rettigheder ikke tilsidesættes, da vi kun behandler det allerhøjest nødvendige til besvarelse af din henvendelse. Hvis din henvendelse drejer sig om catering eller et arrangement, gælder de betingelser, der er beskrevet i afsnit 2.1.  

Opbevaring 

Korrespondancen slettes, når de ikke længere er nødvendige til opfyldelse af formålet (besvarelse af henvendelsen) eller efter 6 måneder fra sidste korrespondance. 

Kilder 

• Din henvendelse. 

Sociale medier 

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Vi anvender sociale medier til at markedsføre vores brand og produkter, samt til at kommunikere med forskellige interessenter. Det foregår på de vilkår, som det pågældende sociale medie stiller til rådighed. Når du interagerer med os på disse medier, gør du oplysninger tilgængelige for os og det sociale medie, eksempelvis når du reagerer på vores opslag, kommenterer eller deler opslag, ligesom vi behandler oplysninger om, at du ”synes godt om” os eller følger os på det sociale medie. 

DOK5000 og de sociale medier betragtes som fælles dataansvarlige, og du bør være opmærksom på, at de sociale medier selvstændigt behandler oplysninger om dig.  

Aftalen om fælles dataansvar med de pågældende sociale medier vi anvender, kan du finde her: 

• Facebook - fælles dataansvar  

• Instagram – fælles dataansvar  

Du kan læse de sociale mediers privatlivspolitik her: 

• Facebook - Privatlivspolitik  

• Instagram – Privatlivspolitik 

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger følger af GDPR art. 6, stk. 1, litra f om behandling der er nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse, hvor dine interesser ikke tilsidesættes, fordi din deltagelse på sociale medier er frivillig for dig på de vilkår, der er gældende på sociale medier.   

Opbevaring 

Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil de ikke længere er nødvendige for os at behandle. Vi sletter som udgangspunkt ikke opslag. Du kan selv aktivt redigere eller slette opslag, du har lavet på vores virksomhedsside via det sociale medies funktioner. 

 Kilder 

• Dig som bruger.   

• Det sociale medie.  

Tilfredshedsundersøgelser og feedback 

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Vi vil gerne lejlighedsvis, med dit konkrete samtykke, foretage kundeundersøgelser for at sikre os at de services vi tilbyder, imødekommer dine krav, eksempelvis via spørgeundersøgelser, tilfredshedsanalyser eller markedsundersøgelser. Enhver feedback du giver os, vil udelukkende blive brugt med henblik på at forbedre vores services, og vil ikke blive offentliggjort. 

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger i forbindelse med feedback er GDPR artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke.  

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at henvende dig til os. 

Opbevaring 

Oplysninger om feedback opbevares op til 5 år efter modtagelse. Vi gemmer så vidt muligt din feedback i anonym form og har en lang opbevaringstid for at kunne måle vores egen indsats over tid. 

Kilder 

• Dig som arrangør.  

• Ekstern leverandør.  

Statistik og analyse 

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Ved besøg på vores hjemmeside indsamles cookies på samme måde, som er gældende andre steder på internettet. Al information relateret til vores brug af cookies kan du finde i vores Cookiepolitik.  

Vores behandlingsgrundlag er et samtykke i overensstemmelse med cookiereglerne. 

Opbevaring 

Vi opbevarer statistikker og/eller analyser i anonymiseret form. 

Du kan altid justere dine cookiepræferencer i vores cookiemodul samt slette cookies ved at benytte indstillinger i den internetbrowser, som du anvender.  

Kilder 

• Cookieudbydere. 

Jobansøgninger  

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Hvis du ønsker at søge en stilling hos os, kan du sende os dit CV og ansøgning samt eventuelle referencer, som vi kan kontakte med din accept. Vi behandler herefter dit navn, e-mail og de øvrige oplysninger, der fremgår af din ansøgning. Al behandling er fortrolig og sker udelukkende i rekrutteringsøjemed. Dine oplysninger videregives ikke uden dit samtykke. 

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger er GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt, som finder sted på din anmodning. 

Opbevaring 

Opbevaringstiden er 6 måneder efter modtagelse i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer om opbevaringstiden for jobansøgninger. Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning i mere end 6 måneder, vil vi fremsende en e-mail til dig, hvor du bliver inviteret til at give samtykke til en konkret angivet forlængelse af opbevaringstiden. 

Såfremt du tilbydes ansættelse, følger den videre behandling og opbevaring af databeskyttelseslovens § 12. 

 Kilder 

• Dig. 

• Mulig angivet reference. 

Samarbejdspartnere og leverandører 

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag 

Vi behandler personoplysninger i forbindelse med almindelig korrespondance i leverandørforhold og samarbejder. 

Følgende personoplysninger indgår i vores behandling om dig:  

• Navn 

• Stilling 

• E-mail  

• Telefonnummer 

Vores juridiske grundlag for at behandle personoplysninger følger af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt. 

Opbevaring 

Kontaktoplysninger på medarbejdere hos vores leverandører og samarbejdspartnere opbevares i indtil 3 år efter kontraktens ophør jf. forældelseslovens § 3, stk. 1. 

Når der er tale om situationer, hvor der ikke er etableret et aftale-forhold eller hvor 3-årsfristen ovenfor er udløbet, behandles kontaktoplysningerne på ubestemt tid i det omfang der er en legitim interesse i at have kontaktoplysninger på personer og virksomheder, som kan indgå i mulige leverandør- eller samarbejdsforhold. Der er tale om en interesseafvejning af på den ene foreningens interesse i at føre en relevant liste over leverandører- og samarbejdspartnere (”leads”) med brug af almindelige kontaktoplysninger og erhvervsmæssig korrespondance, og på den anden side de registreredes interesse i eventuelt ikke at få behandlet kontaktoplysninger. Der vurderes som udgangspunkt ikke at foreligge væsentlige modstridende interesser, så længe der er tale om kontaktoplysninger med henblik på et leverandør- og samarbejdsforhold mellem erhvervsdrivende. 

Kilder 

• Dig som medarbejder hos leverandøren eller samarbejdspartneren. 

• Din arbejdsgiver. 

GENERELLE BESTEMMELSER 

Modtagere af personoplysninger 

Vi anvender sikkerhedsgodkendte databehandlere, som hjælper os med IT- eller andre tjenesteydelser. Når vi anvender databehandlere, er der altid indgået en databehandleraftale, der fastsætter genstanden for og varigheden af behandlingen, behandlingens karakter og formål, typen af personoplysninger og kategorierne af registrerede samt den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder. 

I sjældne tilfælde videregiver vi også dine oplysninger til myndigheder eller andre tredjeparter (f.eks. advokat og revisor), men kun hvis vi er forpligtede hertil som følge af lovgivningen, eller for at beskytte vores interesser i en juridisk tvist. 

I forbindelse med IT-drift herunder hosting, udvikling og support, kan vi i visse tilfælde overføre personoplysninger til selskaber, som er etableret i et land uden for EU/EØS. Når vi overfører dine personoplysninger til tredjeparter uden for EU og EØS, sikrer vi, at dine personoplysninger og databeskyttelsesrettigheder er beskyttet på passende vis ved at sikre enten: 

• At Europa-Kommissionen har truffet en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet. 

• At der anvendes standardkontrakter, som er godkendt af Europa-Kommissionen eller Datatilsynet. 

• At der implementeres supplerende foranstaltninger for de tredjelande, hvor lovgivningen i det pågældende land gør det aktuelt. 

• Du kan få nærmere oplysninger om overførsel af dine personoplysninger til tredjelande ved at skrive til os.  

Dine rettigheder 

Du har efter GDPR en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Det omfatter: 

• Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger om dig, som vi behandler. 

• Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget. 

• Ret til sletning: Du har ret til at få slettet oplysninger om dig. 

• Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

• Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. 

• Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.  

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

Vi gør opmærksom på, at dine rettigheder ikke er absolutte og nødvendigvis må begrænses, hvis det måtte stride mod vores forpligtelser over for vores kunder at gøre dem gældende.  

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. 

Klage til Datatilsynet 

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.